IAPH1999年資訊科技項金牌獎得獎作品
題目：自由商業區電子資料交換系統
研提單位：馬來西亞巴生港港務局
編譯：基隆港務局業務組專戶經理人室
姓名：林資源、陳榮聰
中 華 民 國 八十八 年 十一 月 八 日
摘要
以往港埠作業受制於海關規章，影響了貨物運轉的效率與速度。巴生港務局為促進港埠服務的效率，1993年四月設置自由商業區（Free Commercial Zone，FCZ）並由巴生港港務局訂定規定予以管理。
設置自由商業區以及巴生港業界共用系統（Port Klang Community System，PKCS）--也就是以電子資料交換（Electronic Data Interchange，EDI）為基礎，實施貿易文件簡化程序以加速貨物的輸運等想法，係為本計劃主要創意所在。
自由商業區EDI系統（以下簡稱FCZ-EDI系統）的執行，是將港埠的文書處理系統，由人工作業轉變為無紙化系統--透過文件與貨物的更快速通關以提高效率與生產力，其亦可減少所有相關業者的成本，並使間接地獲得較高的收益。
FCZ-EDI系統可以方便申請人於其辦公室中將自由商業區的申報書表與艙單資料，經由PKCS系統以電子化方式送交巴生港務局。PKCS系統將這些申報資料傳送至港務局與其他港埠及倉儲營運者。申請資料一經巴生港務局批准，核准單將併同登錄編號（registration number）透過PKCS系統送回申請人與傳送給各港埠及倉儲營運者。
這個FCZ-EDI系統係由頂尖的電子化企業商EDIM公司（Electronic Data Interchange （M）Sdn. Bhd.，EDIM）歷經十個月，並諮詢巴生港務局及港埠使用者意見後開發完成。這個系統於1998年三月至十二月間進行開發，並自1999年一月開始運作，本系統並採用UN/EDIFACT（聯合國EDI標準）標準訊息。
本系統係以SUN Solaris系統為伺服器，於其上則執行Informix 關聯式資料庫，前端則係個人電腦。
FCZ-EDI系統的施行已經改善自由商業區申報書的處理時間，使得85%的申請書可以在25分鐘內處理完成。而在自由商業區管理與統計部門所需的人力則已經降低，營運成本已經每年降低馬來幣150萬元（其中包括在紙張與印刷上的潛在節省金額約40萬馬來幣）。
這個系統的運作造就出一個更有效的貿易監督系統，帶給自由商業區降低成本、改善安全與環境等附加利益，。
FCZ-EDI系統已經自1999年一月開始運作，且是馬來西亞第一個無紙化系統。
系統運作結果
FCZ-EDI系統的施行已經產生以下的正面效果：
1、 更快速的處理時間
對於申請書表資料的處理時間已經從以往約三小時減少為25分鐘，新的處理速度比原先所需時間大幅度改善了86%（見表一項目一）。
2、降低人力需求
FCZ-EDI系統的艙單銷艙模組（manifest balancing module）將使巴生港務局不需要增加人力即可自海關接收原本繁雜的工作。海關原先係配置50人以人工處理艙單銷艙資料。
申請人只需要配置資料鍵錄員將資料直接輸入電腦。
由於資料無需再重新鍵入，統計部門也從減少人力需求中獲利（見表一項目二）。
3、較低的營運成本
FCZ-EDI系統的自動化多工（multi-tasking）處理能力，目前每年至少為政府節省員工薪津之支出約馬來幣180萬。統計部門也每年節省員工薪津之支出約馬來幣18萬（見表一項目二）。
另外在紙張與印刷相關成本上的潛在節省金額約每年40萬馬來幣（見表一項目三、四）。
4、較高的收益
在文件的送交與處理上較快的週轉時間將可改善貨物的通關作業。較快的週轉時間給予港埠使用者一種能夠吸引較高業務量的決定性競爭優勢。
5、更有效率的貿易監督
FCZ-EDI系統使得巴生港務局可以獲得在港貨物移動的精確且及時的資訊。
6、改善安全
在以往的人工作業系統下，必須於不同的工作地點配置近350名傳送人員，負責處理文件的通關作業，而使用FCZ-EDI系統則可減少資料傳遞的旅行時間，且間接有助於這些人員安全。
7、來自FCZ-EDI系統執行成果評估
FCZ-EDI系統包括二個層次：巴生港港務局的伺服器（後端系統，back-end system）與各申請單位的個人電腦（前端系統，front-end system）。這兩個系統經由PKCS系統進行通訊，而FCZ-EDI系統因使用聯合國UN/EDIFACT標準訊息，使得本系統得以成為業界共用系統。
FCZ-EDI系統可以方便申請人直接從其辦公室中將自由貿易區申報書表與艙單資料經由PKCS系統以電子化方式送交巴生港港務局。
巴生港港務局對於申請案之核准與登錄號碼是經由PKCS系統將這些資訊傳送至申請人與港埠及倉儲營運者。
這個系統的軟、硬體架構如下：
後端系統（Back-end system）
1、 硬體：
• 兩套SUN ULTRA 伺服器，每套擁有二個167 MHz的處理器-自由商業區與通訊用之伺服器。
• 六個Pentium 166 MHz工作站。
• 系統列表機。
2、 軟體：
• Solaris System V Release 4 第2.3版。
• ADS-Unix 第1.1版。
• Informix 線上資料庫引擎第7.01版。
• Informix 4GL Runtime 第5.1版。
• Informix SQL Runtime 第5.0版。
前端系統（Front-end system）
1、 硬體：
• IBM 相容個人電腦。
• 數據機。
2、軟體：
• MS-DOS。
• ADS-PLUS 通訊軟體。
• 自由商業區報關系統（以Clipper開發完成）。
遭遇困難
本系統在實施時，許多與海關、港埠營運者及其他政府部門相關的程序與流程必須予以修改或簡化。不同單位間密切的協商與合作，得以順利完成修改。
在PKCS系統與大多數的多重組織環境的案例中，巴生港港務局所遭遇的主要困難是來自各部門對於改變的抗拒以及如何促使組織間的共同合作。這個問題曾在系統開發前以及開發階段中與港埠使用者所舉行的協調會中被提出來，然與使用者定期舉行審查會亦有助於避免任何港埠使用者因抗拒所造成的潛在挫敗。
本系統在開發初期所遭遇的問題之一，是由於太多錯誤所造成的訊息傳遞失敗，這個問題經由修改個人電腦的軟體，將不正確的資料或代碼在發送端（the sender's end）先行過濾後，終獲解決。另一項須優先解決的問題則是人員的訓練。
由於海運承攬運送業與航運業從業人員異動頻繁，以致必須不斷教導使用者瞭解新的程序與作業。
系統技術基礎
先前巴生港港務局所使用的一部超迷你電腦系統主要是在處理財務應用業務，例如員工薪資、總分類帳、應付帳款、應收帳款與固定資產等。而其他獨立的個人電腦則是用於處理統計、銀行往來調節表與租金管理等業務上。
FCZ-EDI系統發展迄今已逾十個月，這個系統是於1998年三月至十二月間開發，並於進行三個月的雙軌運作測試後，於1999年一月正式運作。此系統採用了聯合國UN/EDIFACT標準訊息。
備註說明
＊ 自由商業區（Free Commercial Zones，FCZ）
巴生港在1993年四月被指定為自由商業區，而巴生港港務局則是本自由商業區的管理者。
依據1990年自由商業區法以及自由商業區的含義，諸如交易、開櫃取樣或部份銷售、分級、重新包裝與貼上標籤、轉運等商業活動皆允許於巴生港中進行。
＊ 巴生港業界共用系統（Port Klang Community System，PKCS）
1993年著手規劃PKCS系統的想法，是欲將巴生港轉變為世界級港埠的第一步。
今日，PKCS系統已經成功地透過海關資訊系統或所謂知名的SMK（Sistem Maklumat Kastam）及EDI Malaysia's Dagang Net網路，以電子化聯結海運承攬運送業、船務代理業、海關、港埠管理當局、場站經營者與銀行等行業。
自從正式上線後，PKCS系統已方便申請人向海關提送電子化申報資料及繳交各種稅賦，本系統並將就報關各項程序與文件予以統一。
海關的通關程序，以往必須花上三至四天，而現在則僅須幾小時，是原來所需作業時間的一小部份。更重要的是，PKCS系統給了巴生港一個實現其成為區域性貨物樞紐港（regional cargo hub center）目標，所需的決定性競爭優勢。